Ежедневник нужен для эффективного планирования дел. В нем фиксируются намеченные задачи, а по ходу выполнения они планомерно вычеркиваются.

Использование подобной схемы позволяет поднять продуктивность работы, однако этим не исчерпываются возможности ежедневника.

Максимальную пользу приносит не простое составление списка дел на день, а следование важным правилам тайм-менеджмента и использование их в работе с ежедневником:

• правило ориентации задач на результат;

• правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»;

• правило бюджетирования всех задач по времени;

• правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»;

• правило расстановки приоритетов выполнения задач;

• правило делегирования и контроля выполнения задач.

Рассмотрим их более подробно.

Правило ориентации задач на результат

Задачи необходимо правильно формулировать, т.е. ставить в результативно-ориентированном виде. Лучше написать «узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения», нежели просто «позвонить Петрову».

Если звонок был сделан, а Петрова не оказалось на месте, то получается, что задача выполнена, но продуктивного результата нет.

Правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»

Существуют дела, «привязанные» к определенному времени (например, совещание, назначенное на 10 часов утра или деловая встреча в три часа дня), а есть дела, которые важно выполнить в определенный день, но не важно, в какое время. По этому принципу все задачи делятся на «жесткие» и «гибкие». Для грамотного расположения «жестких» и «гибких» задач в ежедневнике имеет смысл каждую страницу разделять на две части и отмечать «жесткие» задачи слева, где имеется линейка времени, а «гибкие» задачи справа.

Правило бюджетирования всех задач по времени

Все намеченные дела необходимо оценивать с точки зрения количества времени, которое потребуется на их выполнение. При этом в бюджет нужно закладывать и время на подготовку к их выполнению. Например, при планировании встречи важно учесть не только предполагаемую длительность встречи, но также и время нахождения в пути к месту встречи и обратно.

Бюджетирование, с одной стороны, помогает видеть «свободные окна» и грамотно их использовать, например, для отдыха, а с другой стороны, позволяет избежать перегрузки. Если бюджет времени загружен на 100%, это означает, что он, скорее всего, не будет реализован. Всегда есть вероятность, что произойдут какие-то накладки (например, встреча затянется, опоздает транспорт, не будет работать электронная почта и т.п.) или возникнут непредвиденные неотложные дела (например, срочная встреча, поломка автомобиля и экстренный ремонт и т.п.). Именно поэтому планировать нужно не более 70 % времени, оставляя себе «место для маневра». А добиться этого можно, только проводя бюджетирование всех задач по времени.

В ежедневнике бюджет времени на каждую задачу указывается рядом с задачей. Например, «30 минут» или «2 часа». Удобно, когда бюджет времени отмечается ручкой другого цвета.

Правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»

«Слоны» — это крупные и масштабные дела, выполнять которые нужно по частям (образно говоря «есть слона по кусочкам-бифштексам»).

«Слона» можно «съесть» как в виде серии логически последовательных задач, так и по методу «швейцарского сыра»: любые дела из списка задач, входящих в «слона», выполняют в произвольной последовательности, «выгрызая из сыра маленькие кусочки».

«Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее.

Невнимание к задаче-«слону» чревато авралом, а не съеденная «лягушка» является причиной ухудшения настроения в течение дня.

В ежедневнике эти задачи можно обозначать, указывая их название полностью, либо сокращенно (в виде первых букв «С» и «Л»).

Правило расстановки приоритетов

Среди намеченных к выполнению дел имеются задачи с разной степенью важности. Начинать решение нужно с самой важной задачи, переходя далее к менее важной и т.п. Исключение составляют только мелкие неприятные дела — «лягушки». Их надо «съедать» в первую очередь, переходя затем к выполнению дел в порядке убывания важности.

В ежедневнике расстановку приоритетов удобно делать, обозначая каждое дело одной из трех латинских букв — «А» (самые приоритетные дела), «В» (менее важные и срочные дела) или «С» (дела, которые имеют наименьшую важность и срочность), либо буквами русского алфавита «А», «Б» и «В». Если имеется несколько задач одной категории, то между собой их можно разграничить как «А1», «А2» и т.п. Если все задачи одной категории примерно равны по своей значимости и важности, то их выполняют в произвольном порядке.

Для того чтобы определить важность дела, Брайан Трейси (1) рекомендует задать себе вопросы: «Что я получу в результате выполнения этого дела?», «К чему это приведет?», «Какие будут последствия?».

Правило делегирования и контроля выполнения задач

Все задачи нужно оценивать с точки зрения возможности их передачи для выполнения другому лицу и необходимости контроля их выполнения. Особое значение данное правило имеет для руководителей.

Но делегирование можно использоватьс и в виде личной договоренности или просьбы в семейных и дружеских отношениях, а также в формате покупки услуг.

В ежедневнике делегируемую задачу можно помечать сокращением «дел.» и указанием того, кому она будет поручена. Если задача требует контроля выполнения в течение дня, то рядом с задачей необходима пометка «контроль». Если задача должна быть выполнена к определенному времени, то рядом ставится и время, например, «К 14-30». В правой колонке таблицы есть пример этого: «Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20 минут) — А1 дел. Ромашкова (К)». То есть задача представлена в результатно-ориентированном виде, есть бюджет времени на нее (бюджет на постановку задачи и контроль ее выполнения), указана важность дела, указано, что задача делегируется, указана фамилия человека, которому она делегирована и стоит пометка о контроле.

Задача вычеркивается только после того, как проведен контроль ее выполнения. Если же она требует контроля выполнения в будущем, то необходимо определить дату, когда потребуется провести контроль и, открыв соответствующую страницу в ежедневнике, сделать в нижней части страницы запись «на контроль» с указанием исполнителя и задачи. Пометки о контроле лучше делать другим цветом. При указании в ежедневнике бюджета времени на делегируемую задачу указывается бюджет времени, который необходим на качественную постановку задачи и контроль ее выполнения (если задача должна быть выполнена в тот же день, что и поставлена).

 

Инвестировав 10-15 минут на ежедневное планирование дел, можно сэкономить как минимум два-три часа, которые обычно уходят, если разбираться со всеми делами «по ходу». А потери времени при отсутствии планирования в среднесрочном и долгосрочном периоде значительно больше.
 

Вопросы при работе с ежедневником

При работе с ежедневником возникают два основных вопроса:

—  Как поступать с делами, которые повторяются достаточно часто с заранее известной периодичностью?

Например, подготовка отчета по четвергам каждую неделю или совещания-«оперативки» по вторникам. Если записать их на отдельном листе, вложенном в ежедневник, то есть вероятность в «горячий» день забыть про какую-то из повторяющихся задач. Если записывать каждую повторяющуюся задачу, то при еженедельном повторе придется сделать 52 записи на год.

Каждую повторяющуюся задачу (с указанием ее периодичности) можно записать на маленький цветной стикер, который приклеивается в ежедневник на страницу дня, когда задача должна быть выполнена первый раз в календарном году, а затем стикер просто переклеивается на следующую неделю. В итоге на постановку повторяющихся задач тратится минимум времени.

—  Как поступать, если намеченный в ежедневнике план на день требует изменений?

Если план требует корректив, то их нужно вносить. С помощью корректирующей жидкости или вклеивания нового листа в ежедневник. Записи в ежедневнике можно делать и карандашом. Так их будет проще изменить.

Как внедрить ежедневник в работу персонала

Любого руководителя, умеющего хорошо планировать и организовывать свое время, волнует вопрос о том, как научить этому своих сотрудников.
 

Для максимально эффективного внедрения использования ежедневников в компании важно соблюсти ряд правил:

• Нужно, чтобы идеей грамотного планирования и использования времени был «заражен» руководитель. Личный пример лидера так или иначе перенимается его командой. Если же руководитель требует четкости и эффективности, а сам забывает о назначенных встречах и делах, не занимаясь планированием, то можно быть уверенным в том, что сопротивление сотрудников нововведениям, касающимся использования ежедневников, будет колоссальным.

• Необходимо обучение тайм-менеджменту и работе с ежедневником. Иначе сотрудники будут использовать ежедневники как умеют — в лучшем случае как блокнот для записей, в худшем — как «заполнитель» пространства на рабочем столе. Обучением могут заниматься как штатные специалисты, так и приглашенные тренеры и консультанты. Также можно разработать краткую методичку (памятку) по работе с ежедневником и выдавать сотрудникам вместе с ним. Данная методичка может также быть размещена на сервере компании в ее Intranet сети.

• Необходима мотивация, побуждающая сотрудников использовать ежедневники в работе. В качестве таковой может выступать, например, небольшая доплата за планирование дел с использованием ежедневника. Факт использования ежедневника в работе в этом случае должен проверять руководитель. Также возможно объявление конкурсов (например, ежеквартальных) с разными номинациями (например, «за самое наглядное планирование в ежедневнике», «за самое аккуратное ведение ежедневника», «за самое активное использование ежедневника» и т.п.) и денежными призами для победителей. В дополнение к финансовому стимулированию (а в ряде случаев и вместо него) можно использовать различные формы объявления публичных благодарностей и признания успехов. Среди них может быть награждение почетными грамотами, размещение фотографий на досках почета, публикация информации о передовиках работы с ежедневниками в корпоративной газете или журнале.

Ежедневник — это простой и доступный инструмент, который помогает управлять временем, используя его максимально эффективно.

 

Автор: Дудин Алексей 

Юрист, бизнес-консультант 

Статья опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом» 2012, № 2